Mødeindkaldelse og referater

Som bestyrelsesmedlem er det vigtigt at være effektiv. Uanset om man sidder i en frivillig bestyrelse i den lokale forening, eller det er en professionel bestyrelse i virksomheden. Et af de områder, hvor der ofte kan effektiviseres er de små ting omkring mødeafholdelse.

De fleste møder starter med at der skrives en dagsorden. Typisk vil man som forfatteren skrive i et tekstbehandlingsprogram som eksempelvis Word eller Pages. Der er også mange der bare laver dagsorden i en mail eller på Facebook. Det giver problemer med at flere sket ikke får læst dagsordenen. Men også at en eventuel diskussion omkring punkterne forsvinder i en mailstrøm eller tråd, hvor det kan være svær at holde styr på forslag og opgaver til medlemmer. Det er derfor en rigtig god idé at bruge et system som Unioo, hvor det foregår på samme overskuelig måde hver gang og hvor tingene er samlet og let tilgængeligt for alle.

 

Under mødet bliver der taget referat og det foregår også ofte direkte i et tekstbehandlingsprogram. Mange vil efterfølgende sende referatet som en rå fil til medlemmerne af bestyrelsen, i stedet for en PDF, der ikke kan redigeres. Nogle bestyrelser har muligvis gang i dropbox, eller lignende fil-delinger, men desværre oplever de fleste at medlemmer af bestyrelsen enten har store problemer med at finde ud af login, eller simpelthen aldrig får logget ind og læst dokumenterne. I et referat vil der typisk være stillet opgaver og være andre vigtige informationer til senere brug. Derfor kan det være ødelæggende for bestyrelsens arbejde og foreningen i det hele taget, at tingene ikke er samlet i et system som Unioo, hvor dagsorden, referater, fremmøde, opgaver og alt andet der hjælper en forening, bestyrelser og arbejdsgrupper med arbejdet.

 

Når der skal kaldes ind til møde. Skal der indkaldes til geralforsamling, bestyrelsesmøde eller et arbejdsmøde, hvor der skal arrangeres en koncert eller et sportsstævne. Så kan det være fint at sende en mail, SMS og skrive i gruppen på Facebook. Så vil formanden og de som er inviteret til mødet, selv skulle tilføje til kalenderen og svare tilbage om de kommer eller ikke. Det løser Unioo ved igen at have funktionerne samlet. Der inviteres ét sted og de inviterede kan så få besked på forskellige måder, men kan med ét klik angive om de kommer eller ikke, ligesom mødet helt automatisk vil være tilføjet deres kalender. Derudover vil Unioo sende påmindelser op til mødet og eventuelle ændringer om mødet, vil automatisk komme til alle.

 

De fleste foreninger, vil have et begrænset budget, så Unioo kan langt hen af vejen benyttes gratis, så alle kan være med. De mere avancerede funktioner kan så tilkøbes, men priserne er klart de laveste på markedet, da teamet bag systemet, selv er meget aktive i foreningslivet og netop har udviklet systemet, efter et opstået behov. 

Det er meget nemt at komme i gang og du kan prøve funktionerne af og efterfølgende invitere de andre medlemmer af bestyrelsen. Du kan også administrere flere foreninger eller bestyrelser med samme login. Medlemssystem, foreningssystem eller foreningsadministration. Kært barn har mange navne. Uanset hvad man kalder det, vil en optimering af arbejdsgangen i langt de fleste bestyrelser kunne optimeres.

 

Der er selvfølgelig alternativer og for nogle kan det måske give mening at bibeholde den “gamle” måde at gøre tingene på. Hvor dokumenter, referater osv. ligger rundt på Google Drev, DropBox og andre fil-delingstjenester.

Et godt foreningssystem er dog svært at finde, men der er mange der håndterer medlemsstyring og gør det godt. Både Conventus, klubmodul og firstagenda har rigtig mange gode funktioner til netop medlemsstyring og vil være et godt samspil med Unioo.

Unioo vil løbende tilføje funktioner, så det vil være muligt at have alt samlet for foreningen. Det vigtigste er at få optimeret de mange frivillige, så administration af foreningen og bestyrelser optimeres. Det sparer de frivillige for frustration og mange timer, der så kan bruges på alle de gode initiativer rundt omkring i Danmark.