Mødeindkaldelse og dagsorden

Det handler først og fremmest om at få styr på, hvorfor man sender en mødeindkaldelse ud. Hvad gør den godt for og hvorfor er det vigtigt at mødedeltagerne har en dagsorden inden de sidder til mødet ?

 

Svaret er egentlig ret simpelt.

 

Det hjælper ikke at man som mødedeltager får en fil med kun stikord som punkter, ligesom det heller ikke er hensigsmæssigt, hvis man ikke får dagsordenen i god tid før mødet. Hvis mødeindkaldelsen er motiverende og involverende, er der større sandsynlighed for et effektivt møde. Til gavn for både deltagerne og foreningens medlemmer. Der er systemer som eksempelvis et nyt dansk Unioo.io som har specialiseret sig i at hjælpe bestyrelser og frivillige foreninger. Blandt andet med netop mødeindkaldelse, referat og meget andet.

 

Er der mulighed for det, vil det være en god idé allerede i mødeindkaldelsen, på dagsordenen at skrive, hvem der er ansvarlig for de forskellige punkter. Det giver mulighed for at komme velforberedt til mødet. Der spildes meget tid til møder, når der først på selve mødet skal googles, eller man skal spore sig ind på et emne.

 

Mange lokale foreninger, har efter mange års drift fået oparbejdet dårlige vaner i forhold til møder. Medlemmerne af bestyrelsen har måske siddet i der i mange år og kender de forskellige arrangementer eller emner til bunds. De føler ikke at de har brug for forberedelse. Det kan også være at nogle er meldt ind i bestyrelsen, lidt mod deres vilje, hvorfor arbejdsindsatsen er derefter. Selv om de måske syntes det er spændende og gerne vil gøre en forskel.

Hvis bare én i bestyrelsen tog emnet op og synliggjorde vigtigheden af en god dagsorden. En mødeindkaldelse i god tid og efterfølgende et referat. Man kan starte i det små og bare få lidt styr på mødeindkaldelsen. Simpelthen at der er en i bestyrelsen, som lige bruger de minutter på at få styr på, hvilke emner der skal op på mødet og får dem sendt ud til bestyrelsesmedlemmerne.
Så vil bestyrelsen med stor sandsynlighed opleve at det efterfølgende møde bliver meget mere effektivt. Ikke at medlemmerne nødvendigvis har forberedt sig ( det kan blive den næste vane ), men simpelthen at de har set punkterne og så ubevidst alligevel har mentalforberedt sig.

 

I en god mødeindkaldelse vil der også typisk være afsat tider til hver enkelt punkt. Det gør det også nemmere til selve mødet, at kunne blive mere effektive. Der vil næsten altid være en i bestyrelsen, som ikke kun vil en "hyggeklub", men gerne vil være effektiv. Eller måske bare gerne hjem og smøre madpakker til familien. 

Det er meget nemmere lige at smide en kommentar som "vi skal også videre", hvis der er tidspunkter og styr på dagsordenen. Uden at de andre bliver stødt over det. De som vil hygge med kaffe og snakke løst og fast, kan gøre det efter mødet.

Meget af ovenstående gælder også i mange virksomheder. Der er også i mange tilfælde kaldt ind til et møde med bare én overskrift. Så ved man overordnet hvad mødet skal handle om. I mange tilfælde, vil mødet blive bedre og mere effektivt med en dagsorden over punkter. Eller bare underpunkter, til det overordnede. Så vil det også kunne sendes ud sammen med mødelindkaldelsen, hvis nogle har punkter de skal fremlægge eller forberede sig ekstra meget på.

 

Det tager ikke lang tid at finde hjælp. Der er masser af virksomheder der giver kursus i det gode møde. Man kan få en coach til at overvære et møde og alle i bestyrelsen, bliver bedre. Det kan være en rigtig øjenåbner for mange og det kommer medlemmerne tilgode.

 

Start eventuelt i det små med at Google "en god dagsorden" eller lignende. Der er masser af gode råd eller du kan finde et decideret system, der har specialiseret sig i netop mødeindkaldelser og hjælp til bestyrelsen. Der er tidligere i dette indlæg nævnt Unioo.io der netop har specialiseret sig i at hjælpe frivillige bestyrelser. Det er som udgangspunkt gratis, så tjek det ud eller find din egen måde at optimere arbejdet på.

En del Sparekasser og Banker er begyndt at anbefale deres foreningskunder bestyrelsesværktøjet, som også kan hjælper bestyrelsen med at indsamle de lovpligtige oplysninger til pengeinstituttet. Du kan se et eksempel her.