Forretningsorden for Ældrerådet i Aarhus Kommune
Denne forretningsorden er forankret i Ældrerådets vedtægt § 7 stk. 1.
§ 1 Konstituering
Stk. 1 På Ældrerådets 1. møde hvert år, jf. vedtægtens § 6 konstituerer Ældrerådet sig med formand, næstformand og sekretær.
Valgene foregår enkeltvis og skriftligt, der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Stk. 2 Såfremt formanden, næstformanden eller sekretæren ikke længere ønsker at beklæde posten, vælges en ny på førstkommende møde.
Stk. 3 Ved længerevarende forfald for et medlem (> 2 måneder) tager Ældrerådet stilling til eventuel indkaldelse af suppleant.
§ 2 Møder
Stk. 1 Mødeplan fastlægges for 1 år ad gangen, når Byrådets mødeplan forligger.
Ekstraordinært møde kan indkaldes på formandens initiativ, eller hvis et flertal af medlemmerne over for formanden fremsætter skriftlig anmodning herom med angivelse af hvilke spørgsmål, som ønskes behandlet.
Stk. 2 Forslag til emner på dagsordenen skal tilstilles formanden senest 8 dage før mødet.
Forslag til dagsordenspunkter kan ligeledes stilles på ældrerådsmøderne.
Dagsorden udarbejdes af formand, næstformand og sekretær og udsendes senest 4 dage før mødet.
Dagsordenen godkendes endeligt ved mødets start.
Stk. 3 Formanden – eller i tilfælde af dennes forfald næstformanden – er mødeleder.
Formand, næstformand og sekretær kan indstille et antal mødeledere for et år ad gangen.
Ældrerådet er beslutningsdygtigt, når mindst 10 medlemmer – heriblandt enten formanden eller næstformanden – er til stede.
Afstemninger afgøres ved almindeligt flertal blandt de tilstedeværende medlemmer ved håndsoprækning. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Ved stemmelighed er formandens – i dennes fravær næstformandens stemme afgørende.
Stk. 4 Formand, næstformand og sekretær kan på Ældrerådets vegne afgøre sager, som ikke tåler udsættelse.
Sådanne afgørelser optages på dagsordenen for næste ordinære møde.
Stk. 5 Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg stiller sekretariatsbistand til rådighed for Ældrerådet. Der tages referat fra Ældrerådsmøderne. Referatet godkendes og underskrives ved mødets afslutning.
§ 3 Udvalg
Stk. 1 Ældrerådet kan efter behov nedsætte udvalg/arbejdsgrupper til at arbejde med emneområder, som ønskes særskilt belyst. For hvert udvalg/arbejds-gruppe udarbejdes et kommissorium eller en arbejdsbeskrivelse, der godkendes af Ældrerådet.
Stk. 2 Et udvalg består af mindst 3 og højest 5 personer. Udvalgene konstituerer sig hvert år med en formand og sekretær. Omkonstituering kan finde sted på hvilket som helst tidspunkt.
Stk. 3 Indkaldelse med dagsorden sendes til Ældrerådets formand og næstformand, der kan deltage i møderne.
Det godkendte referat fra møderne sendes til Ældrerådets formand og næstformand.
Stk. 4 Nye tiltag og initiativer indstilles til beslutning i Ældrerådet.
Stk. 5 Udvalgene udarbejder høringssvar på byrådsindstillinger, som indstilles til endelig beslutning i Ældrerådet.
Stk. 6 Et udvalgs formand og sekretær kan sammen med Ældrerådets formand aftale møder med et politisk udvalgs formand om specifikke emner.
§ 4 Økonomi
Stk. 1 Omkostninger til Ældrerådets møder m.m. afholdes af det budget, der hvert år stilles til rådighed af Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg.
Stk. 2 Ældrerådets midler skal være anbragt i et pengeinstitut eller i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg.
§ 5 Årsregnskab
Stk. 1 Ældrerådets regnskabsår følger kalenderåret.
Stk. 2 Hvert halve år udarbejdes der til medlemmernes orientering en økonomisk oversigt, der viser omkostningerne i forhold til budgettet.
Stk. 3 Ved regnskabsårets slutning udarbejdes et årsregnskab, der revideres af Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg.
§ 6 Ikrafttræden
Forretningsordenen er vedtaget på Ældrerådets møde den 18. april 2011, og sendes til orientering i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg i Aarhus Kommune.
Forretningsordenen er ændret på Ældrerådets møde den 05. sept. 2011 i § 2 stk. 5, § 4 stk. 2 og § 5 stk. 2, og sendt til orientering i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg i Aarhus Kommune.
