Her giver vi nogle enkle råd for at du kan blive bedre til at sikre dig mod stress, opdage tegnene hos dig selv og andre - samt hvordan du skal reagere herpå.
Der skal reageres, hurtigt!
Spotter du en kollega der viser symptomer for stress? Så er det med at få taget kontakt til personens chef eller leder og måske vende det med en tredje kollega først. Det er ikke sikkert virksomheden har en nødplan til stressramte, men noget er de altid villige til.
På det tidspunkt du som kollega spotter signalerne, er det med sikkerhed noget der har kørt længe. Typisk er det faktisk noget der har opbygget sig over flere år. Så jo hurtigere du som kollega hjælper, jo bedre.
Reaktioner
1. Sig fra
Tag styringen og kontrollen, hvis du kan se din kollega sidder og græder og er helt færdig. På en sød måde. Hjælp kollegaen med at sige fra, overfor chefen og hvad der må være nødvendigt, hvor personen ikke længere kan gøre det selv.
Du kan sige ting som:
Du er kommet for langt ud. Nu går vi ind og siger noget til chefen.
Vi skal gøre noget nu, jeg gør det hvis du ikke gør noget.
Skal jeg gå ind til chefen for dig?
2. Støtte og opfølgning
Mener din kollega at han/hun nok skal snakke med chefen, men bare liiiige skal overstå en deadline? Hold opfølgning med ham/hende, når du ved deadlinen er ovre. Støt din kollega i selv at tage fat i sin leder og gøre noget ved problemet.
Ting, du kan sige:
Du overstod deadlinen. Hvordan har du det nu, føles tingene bedre?
Talte du med chefen?
3. Fjern overbelastningen
Tager han/hun flere og flere opgaver, trods du som kollega kan se han/hun er ved at drukne, og at det vil være en dårlig ide. Aflast. Aflast alt du kan, og gør det tydeligt for chefen at der er en behov for en strukturændring i denne afdeling, fordi i gaber over for meget. Hvis ingen gør chefen opmærksom, ser han måske ikke at der evt. er behov for en ekstra medarbejder, til at få løst alle opgaver fair fordelt. Aflastning i kort periode som en hjælp for din kollega kan være OK, men det kan heller ikke forsætte for dig, så ender du i samme stol som din kollega. Så HUSK og gør chefen opmærksom på problemet.
Ting, du kan gøre opmærksom på:
Endnu en opgave? Tror du det er en smart ide?
Jeg synes ikke du skal tage en opgave til. Vi bliver nød til at sige noget sil chefen, så han kan aflaste dig.
4. Chefen skal handle
Glemmer din kollega om den e-mail nu er sendt, roder forvirret igennem hele udbakken og kan han/hun ikke prioritere i mellem selv små opgaver. Så er det for alvor nu lederens/chefens ansvar, at hjælpe ham/hende med prioriteringerne. Stressens tydelige signaler er blandt andet at man ikke kan fastlægge simple opgaver og prioriteringer. Dette er derfor chefens/lederens ansvar når, en ansat er i den tilstand.
Ting, du skal sige:
Jeg bliver nødt til at hente chefen. Du kan jo ikke engang overskue hvor du skal starte.
Du har svært ved at finde a, b og c. Lad os få chefen til at hjælpe med at prioritere for dig.
Tag lige en pause. Du har dobbelttjekket alle dine mails hele dagen. Du har brug for ro og overblik, vi får chefen til at hjælpe dig.
5. ALDRIG mere end 10 mails i din indbakke
Det kan godt ske du føler at du kan "styre det", men det er faktisk en årsag til ubevidst "rod" og manglende styring, mistet overblik og anledning til stress og manglende effektivitet.
Sørg for at de mails der ligger i din indbakke, er de mails du skal håndtere inden du lukker ned for dagen. Når du lukker ned for dagen, så skal der max. være 10 mails i indbakken, resten skal gerne være sorteret ud i undermapper, opgaver/tasks eller kalenderpunkter - ja eller være uddelegeret.
6. Prioritér, prioritér, prioritér
Er andre afhængige af materiale eller din tid for at kunne komme videre. Prioriter disse opkald/mails/samtaler først på dagen så alle opnår hvad de skal i løbet af en dag. Dette er gældende både for ansatte såvel, som på leder niveau. En leder har ofte behov for at tilpasse og justere en sådan liste i løbet af en dag. At vide hvad man skal til, som næste punkt og hvordan en dag udarter sig, har bevist at booste rationelle og bevidste valg, give større effektivitet og arbejdsglæde og ikke mindst, dæmpe stressniveauet.
7. Planlæg
Næste punkt er så, at planlægge dagens gøremål alt efter den prioriteringsliste du allerede har lavet. Gør det klart over for dine kollegaer, at du ikke vil forstyrres og hvornår de kan henvende sig igen.
Har du her brug for at vende nogle ting med en kollega eller chefen inden de kan løses?
Formiddagen af for de flestes vedkommende det mest produktive, så alle de vigtige opgaver bør du ligge her. Sørg dog for, at der er tid til uforudsete og impulsive opgaver, opkald eller mails, der kan kræve øjeblikkelig tid. En fordeling på 60/40% af din tid, hvor der er 60% planlagt og 40% tid til ting der kan opstå.
Husk også at planlægge ugen forud, måske endda 14 dage eller 1 måned forud, hvis du har en deadline. Lav evt. underpunkter før du når det endelige mål til deadlinen. Bed en kollega om hjælp. Kan nogle af opgaverne uddelegeres så du ikke sidder med alt selv?
Sørg for at finde en kollega der har tid til at hjælpe dig, og sikre dig at de forstår hvad de skal og hvad der forventes. Og vær inden for rækkevidde hvis kollegaen har spørgsmål løbende.
Er du interesseret i at høre mere om hvad vi kan hjælpe med, er du meget velkommen til at tage kontakt til dig, både hvis det handler om et
coachingforløb eller et af vore
stress- & balancekurser.