Referat 1. bestyrelsesmøde 2014-2015
Deltagere: Formand, Næstformand og Kasserer
23. november kl. 16:00 – 18:15
Dagsorden:
1. Gennemgang af grundejerforeningens fællesareal.
2. Opgaver som vi skal have taget fat i nu og her.
3. Opgaver som skal løses på et passende tidspunkt.
4. Fastsættelse af ny dato for møde.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Punkt nr. 1
Ved gennemgang af vores fællesareal, kom bestyrelsen frem til nogle ting/opgaver, som vi gerne ville have udført enten af havemænd (aflønnet med 100 kroner i timen), dertil adspurgte folk/gruppe (ikke aflønnet) eller på fællesarbejdsdage (forår/sommer/efterår).
• Rive efterårsblade sammen
• Slå græs en sidste gang i 2014 inkl. striben ned langs Thorkil Laursen og kantklipning
• Skære ukrudt af (køre en spade henover)
• Skære kanter til mellem græs og fliser
• Rydde ukrudt i bed ved indkørsel
• Rydde ukrudt på legeplads
• Bortskaffelse af gammelt bord- og bænkesæt
• Opretning af fliser på p-plads, samt ved indgangen til
• Bortskaffelse af råddent træ ved skuret
• Afkravning af vold/bakke til højre for brændeskur
• Rodfræsning af 5 stubbe fra de tidligere fyrtræer
• Skridsikring af trappen op til det bagerste område
• Klipning af hæk, samt klippe hækken ned til 180 cm over jordkant
• Vedligeholdelse af hegn over til Bilcenteret
Punkt nr. 2
Vi har prøvet at prioritere ovenstående opgaver samt andre opgaver, som skal ordnes nu og her.
René:
• Opbygning af ny hjemmeside som bl.a. skal indeholde
o Nuværende ting
o Kalender
o Nyhedsbrev/mail
o Offentligt regnskab
o Referat fra gennemførte bestyrelsesmøder
• Kontakt til NETS/PBS
o Adgang til Klovtofteparkens konto
o Skift navne på betyrelsesmedlemmer
• Kontakt til Grundejerforeningens forsikringsselskab
o Skift navn på modtageren af regningen
• Kontakt til værksted o Eftersyn af fejekost
o Eftersyn af plæneklipper
• Indkøb af 500 kg salt
• Indkøb 10l benzindunk til 95 blyfri (inkl. opfyldning af dunkene)
• Indkøb af benzindunk 5l til to-takt (kontroller om der i forvejen er en)
• Lampe til indvendig i skur, batteri eller solcelledrevet
• Lampe til udvendig på skur, batteri- eller solcelledrevet med sensor
• Spande 10l x3
Benjamin:
• Kontakt til Thorkil Laursen - Gennemført via deres hjemmeside
o Fortæl at der kommet ny bestyrelse
• Kontakt til Banken Nykredit - Gennemført via e-mail
o Navneændring på bestyrelsesmedlemmer
o Nye adgange til netbank
• Kontakt til havemand - Gennemført via SMS
• Kontakt til medlemmerne i grundejerforeningen (via ny hjemmeside)
o Mind folk om deres/vores fællesansvar omkring sne- og glatførebekæmpelse
o Iværksættelse af oprydning af den bagerste sti op til skuret
o Offentliggørelse af referat for 1. bestyrelsesmøde
• Kontakt til Trailerlauget
o Find en rimelig lejepris pr. gang – eks. 50,00 kroner
o Find en fast årlig lejepris – eks. 500,00 kroner
Masood:
• Gennemlæs referat fra 2010, 2011, 2012 og 2013
o Find opgaver/punkter som er blevet besluttet lavet, og som endnu ikke er udført Ved næste møde skal vi så prøve at lave et estimeret prisoverslag på, hvad det vil koste at gennemføre opgaverne. Herefter skal vi have talt med medlemmerne af grundejerforeningen, og fortalt at bestyrelsen gerne vil initiere at opgaverne bliver udført med deltagelse af medlemmerne. Vi skal dog først have godkendt dette, da vi formentlig vil overskride det netop godkendte budgetforslag for 2014/2015, og hermed nedskrive grundejerforeningens egenkapital yderligere.
Punkt nr. 3
Vi har prøvet at identificere opgaver, som skal løses på et passende tidspunkt.
• Udarbejdelse af vedligeholdelsesplan for fællesarealet i Klovtofteparken
• Udarbejdelse af funktionsbeskrivelse for en havemand i Klovtofteparken
• Fastsættelse af sociale arrangementer, eksempelvis:
o Fastelavn – ved børnetilslutning
o Skt. Hans
o Fællesgrilning efter sommerens fællesarbejdsdag
• Fastsættelse af 3 fællesarbejdsdage (forår, sommer og efterår)
• Opsættelse af trampolin (der skal indkøbes ny springdug)
• Iværksættelse af tidligere besluttede opgaver
• Oprydning i og omkring skuret, samt bortskaffelse af defekte og ikke brugbare ting
• Kontakt til de af medlemmerne i grundejerforeningen, som modtager penge til dækning af eksempelvis strøm for grundvandspumper, internettilbehør med mere.
Punkt nr. 4
Jeg mener at vi fremover skal mødes en gang om måneden, og her i starten måske lidt oftere for lige at følge godt op på tingene. For en del af opgaverne i bestyrelsen formoder jeg også at vi kan tage korrespondancen via mail? Jeg vil gerne foreslå torsdag d. 11. december kl. 19:00.
• Dagsorden:
o Opfølgning på pkt. 2 fra 1. bestyrelsesmøde
o Opfølgning på pkt. 3 fra 1. bestyrelsesmøde
o Eventuelt
Med venlig hilsen
Benjamin Klint.