13. januar 2015
Referat 2. bestyrelsesmøde 2014-2015 – jan.
Deltagere: Formand, Næstformand og Kasserer
12. januar kl. 20.30
Dagsorden:
1. Havemand
a. Betaling
b. Erstatning
c. Opgaver
2. Opfølgning på tidligere uddelte opgaver
a. Formand
b. Næstformand
c. Kasserer
d. Deadline for færdiggørelse af uddelte opgaver
3. Nye opgaver inkl. deadline
a. Fællesarbejdsdage
i. Antal
ii. Fastsættelse af datoer
iii. Opgaver
iv. Indkaldelse
b. Socialt samvær
4. Næste møde fastsættes
Punkt nr. 1a
Ved samtale mellem formanden og tidligere havemand Kim ultimo november kom det frem, at havemanden mente at han skulle have 10.000,00 kroner for sit arbejde i Klovtofteparken i 2013-2014, det var han blevet lovet af den tidligere formand. Formanden gjorde Kim klart, at han ikke fik 10.000,00 kroner minus de 2.500,00, som han allerede havde modtaget, da vi afregnede med 100 kroner i timen.
Kim meddelte at han så ikke var sikker på, at han ønskede at forsætte med havearbejde i Klovtofteparken. Han ville tænkte over det, og så vende tilbage. Da bestyrelsen ikke havde hørt fra Kim d. 30. december, skriver formanden til Kim, at vi ikke regner med, at han ønsker at fortsætte. Kim bliver derfor bedt om at fremsende kontonummer, så vi kan få afregnet så hurtigt som muligt.
Kim skriver tilbage d. 31. december med et kontonummer, samt oplyser om , at han regner med, at bestyrelsen overfører 5.000,00 kroner + udlæg for service af plæneklipper (et bilag han havde afleveret til tidligere formand).
Formanden henvender sig til den tidligere formand, for at høre hvad og hvordan hans aftale med Kim lød. Det kom frem at Kim var blevet lovet 10.000 kroner, for at passe området, og at han ikke var blevet afregnet, da han ikke havde afleveret en regning rettidigt.
Bestyrelsen taler så om, om det kom frem på den ordinære generelforsamling 2013/2014, at havemanden kunne have godt ca. 8.000,00 til gode. Bestyrelsen husker ikke tallet fra den tidligere formands fremlæggelse af det reviderede regnskab for 2013/2014, og det er heller ikke er nævnt i referatet.
+ 10.000,00 kroner
- 2.500,00 kroner Forskud
- 800,00 kroner 8 timers arbejde +
+ 1.449,00 kroner Diverse reparationer samt leje jf. bilag
= 8.149,00 kroner
Medio januar bliver der overført 2.249,00 kroner til Kim. Kim havde afleveret ét bilag til den tidligere formand, hvor der var gjort krav på 2.249,00 kroner, foruden at der var blevet udbetalt 2.500,00 kroner på forskud. Bestyrelsen valgte i samråd med den ene revisor, at der ikke skulle udbetales noget, som der ikke var regning på. Efter overførelsen, bliver Kim skriftligt gjort opmærksom på, at pengene er overført, dog ikke de 5.000,00 kroner som han ønskede. Begrundelsen er at vi som bestyrelse er regnskabspligtige overfor medlemmerne, og ikke kan give ham mere, end det der kan dokumenteres for. Ligeledes meddeles Kim, at hvis han vil gøre krav på det resterende beløb op til 5.000,00 kroner, så må han indlevere en skriftlig dokumentation for sit timeforbrug, og med tidligere formands underskrift.
Valget faldt på denne løsning, da den nuværende bestyrelse som udgangspunkt ikke har økonomi til at afregne forbrug og ydelser, som er sket i det tidligere regnskabsår, samt at vi ikke kan afregne noget uden bilag.
Punkt nr. 1b
Adil (søn af næstformanden) har allerede med stor tilfredshed udført havearbejde for grundejerforeningen, og fortsætter med opgaven. Adil er pt. I gang med at rive blade sammen, samt rette kanter til parkeringspladsen. Bestyrelsen har valgt, at vi også når tiden er til det, vil lade Adil prøve kræfter med græsslåningen.
Punkt nr. 1c
Bestyrelsen vil udarbejde en funktionsbeskrivelse samt en vedligeholdelsesplan for henholdsvis havemanden og området. Store dele af vedligeholdelsesplanen vil Adil ikke udføre, dette er tiltænkt at blive udført på grundejerforeningens fællesarbejdsdage, eller i tilslutning her til, af de medlemmer som ikke kan deltage på dagen.
Punkt nr. 2a
Alle opgaver jf. 1. bestyrelsesmøde er udført.
Punkt nr. 2b
Opgaven er påbegyndt
Punkt nr. 2c
Enkelte opgaver er endnu ikke udført, men vil blive gjort i den kommende weekend af kasseren og formanden
Punkt nr. 3a
Det blev besluttet af bestyrelsen vil indkalde til 3 arbejdsdage i 2015:
· Forårsdag
· Sommerdag
· Efterårsdag
Ligeledes kom bestyrelsen til enighed om, at formanden ligger de 3 datoer fast. Der vil forud for arbejdsdagen ligge en beskrivelse af opgaver, som medlemmerne kan tilmelde sig. Ligesom der måske til nogle opgaver vil blive ”head hunted” en gruppe.
Punkt nr. 3b
Dette blev besluttet gennemført efter sommeren fællesarbejdsdag.
Punkt nr. 4
Næste bestyrelsesmøde gennemføres medio februar, og skulle medlemmer have ønsker om, at deres ide/emne bliver diskuteret på mødet, så skal disse gives til formanden via hjemmesiden senest d. 8. februar.
Med venlig hilsen
Benjamin Klint.