Referat af ordinær generalforsamling Den 13. november 2014 kl. 19:00
Klovtofteparken
Dagsorden:
1. Valg af dirigent, stemmetæller samt referent
2. Beretning fra bestyrelsen
3. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
4. Forslag fra medlemmer: a. Forslag fra Benjamin (22)
5. Fastsættelse af kontingent samt godkendelse af budget
6. Valg af kasserer samt bestyrelsesmedlem
7. Valg af to revisorer
8. Evt.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Punkt. Nr. 1
• Klaus (28) melder sig til at være dirigent, og vælges uden modsigelse fra de fremmødte. • Masood (10) og Søren (24) melder sig til at være stemmetællere, og vælges uden modsigelse fra de fremmødte. • Benjamin (22) melder sig til at være referent, mod at der er nogen som gennemlæser og godkender, inden det udsendes. Søren (24) melder sig til dette, og begge vælges uden modsigelse fra de fremmødte. Dirigenten tager ordet: • Det er en lovlig indkaldt generalforsamling Følgende er fremmødt: • 10, 18, 22, 24, 28, 32, 36, 38, 40, 42 og 46 Der er fuldmagt fra: • 12, 16, 20, 26, 34, 44, 48 og 52 • Der var to fuldmagter fra 14, hvorfor man i enighed kom frem til at disse to blev annulleret.
Punkt nr. 2
• Formanden Lennie (46), som den eneste fremmødte fra bestyrelsen, beretter at det har været et stille år uden nogen udfordringer. • Der er i løbet af året skiftet havemand, hvilket der ikke er skrevet ud om. • Der er gennemført to fællesarbejdsdage, og den tredje blev aflyst da der på forhånd var kommet en del afbud. Det blev vurderet, at der til trods for oplæg herom ikke skulle findes en erstatningsdag. o På fællesarbejdsdagene er der blevet udført almindeligt forefaldende arbejde på foreningens grønne arealer, samt repareret lidt på P-pladsen og lagt en ny presenning på haveskuret. • Der er ikke i løbet af året sket nogen henvendelser til bestyrelsen. Kommentarer til Formandens beretning. • Henrik (18) spurgte til forskønnelsesudvalgets opgave i året 13/14, og forklarede Benjamin (22), at forskønnelsesudvalget blev nedlagt på sidste ordinære generalforsamling, idet deres opgave bestod i at komme med oplæg og ideer i året 12/13. Dette blev bakket op af Søren (24). • Formanden Lennie (46) forklarer hvorfor de ting som blev besluttet på sidste års generalforsamling, ikke er udført. Hvilket er på grund af manglende henvendelser fra medlemmerne af grundejerforeningen. • Søren (24) mente at bestyrelsen skal initiere at de ting som bliver besluttet på en generalforsamling bliver udført, dermed ikke ment, at de skal udføre det. • Mike (36) fremlagde at medlemmerne bør vise initiativ og henvende sig til bestyrelsen, hvis de ønsker at støtte/udføre nogle af de besluttede ting. • Formanden Lennie (46) meddeler at kommentarerne vil blive taget til efterretning.
Punkt nr. 3
Formanden Lennie (46) fremlægger det reviderede regnskab, og fortæller at der er i første omgang skrevet under og sket godkendelse på et blankt regnskab, hvorfor det er vedhæftet indkaldelsen, som det er. Der er manglende bilag omhandlende NETS. Pengene er gået ind i kassebeholdningen, og bilagene mangler grundet ændringer i NETS, hvilket har gjort det svært/umuligt at få dem udskrevet i tide. Grunden til at gartneren er lavere end budgetteret, er at gartneren ikke har indleveret regning i tide, dette belaster derfor regnskabsåret 14/15. Kommentarer til formandens fremlæggelse samt det reviderede regnskab: • Flere spørger ind til de manglende bilag, og formanden Lennie (46) forklarede, at de manglede på grund af nogle tekniske ændringer i NETS system. • Flere spørger ind til den manglende kassebeholdning, og formanden Lennie (46) forklarede at kassens kontantbeholdning er jf. et bilag tilbageført til beholdningen i banken. • Flere kommenterede at det reviderede regnskab var meget uoverskueligt, og mente at det skulle have været mere detaljeret udført. • Charlotte (42) stiller spørgsmål til balancen, da det på en side virker til, at der har været et driftsoverskud, og alligevel er vi kommet ud med et underskud. Formanden Lennie (46) forklarer at grunden er, at der blev tilbagebetalt overskydende kontingent fra vores TV-udbyder Yousee. • Der er grundet ovenstående alligevel bred enighed om at aktiver og passiver stemmer. Godkendelse af regnskab: 18 stemte for 1 stemte i mod 1 blev erklæret ugyldig
Punkt nr. 4
Der er kun kommet forslag fra Benjamin (22) Kommentarer til forslag nr. 1: • Benjamin (22) tilkendegiver, at forslaget er fremsat, da han mener, at der mangler engagement fra bestyrelsens side. • Formanden Lennie (46) mener at dette initiativ skal komme fra fællesskabet. • Benjamin (22) mente at bestyrelsen blandt andet havde til opgave, at området fremstod pænere. • Søren (24) sagde at hvis medlemmer i grundejerforeningen havde ting at klage over, så skal man henvende sig til bestyrelsen. Der afholdes som ønsket skriftlig afstemning 10 Stemte for 8 stemte imod 2 blev erklæret ugyldig Forslag nr. 1 blev vedtaget. Kommentarer til forslag nr. 2: • Formanden Lennie (46) stiller til spørgsmål til, hvorfor der igen bliver stillet forslag om, at der skal være en suppleant? I det der sidste år blev enighed om, at der ikke skulle være 4 i bestyrelsen. Benjamin (22) siger at det skal være en suppleant og ikke et bestyrelsesmedlem, som det var blevet til. Forslag nr. 2 bliver vedtaget i bred enighed, der er ingen imod. Der bliver herefter talt om, hvem der vil stille op til posterne i bestyrelsen, og her bliver talt lidt frem og tilbage, hvorefter Masood (10), Benjamin (22) og Rene (32) bliver enige om at stille op. Disse tre beder om 5 minutters pause, så de kan tale indbyrdes om, hvem der stiller op til hvilke poster. • Benjamin (22) stiller op som formand, og bliver valgt ind uden modkandidater. • Masood (10) stiller op som næstformand, og bliver valgt ind uden modkandidater. • Rene (32) stiller op som kasserer, og bliver valgt ind uden modkandidater. • Der er ingen kandidater som suppleant, hvorfor der er bred enighed om, at skulle der igen blive forfald i bestyrelsen, så vælges nyt medlem via ekstraordinær generalforsamling. Der klappes og ønskes god arbejdslyst. Den nye bestyrelse opfordres til hurtigt at træde sammen, og få skabt et godt grundlag for Klovtofteparkens Grundejerforening. For at holde turnussen i udskiftningen af medlemmerne i bestyrelsen, så er formanden på valg igen på næste års generalforsamling og de to andre poster er valgt for 2 år.
Punkt nr. 5
Kontingentet til grundejerforeningen bliver indbetalt i 4 rater, og regnskabsårets 1. rate er på 2.075,00 kroner x 23 parceller og er blevet indbetalt d. 1. november. Bestyrelsen 13/14 har forud ud for generalforsamlingen lagt op til at kontingentet fastholdes på 2.075,00 kroner. • Lennie (46) stille spørgsmål omkring til internetforbindelsen, om den var nødvendig, og der blev talt om, at vi ikke kunne nedlægge det, uden at det er til forslag, og der blev også sagt, at det var rart at have som back up.
o Ydelser på lån – Den kan der ikke ændres noget på.
o Kabel-tv – Den er tilpasset de varslede prisstigninger.
o Legeplads – Den ændres ikke og fastholdes på 500.
o Internet – Fastholdes på 10.000,00.
o Have/gartner/oprydning - Gartneren har ikke indsendt regning til tiden, og belaster derfor det nye regnskabsår, hvorfor Charlotte (42) stiller spørgsmål, om ikke posten skulle hæves, Lennie (46) siger at der inklusiv efterslæbet ikke er brugt mere end de afsatte 10.000,00.
o Belysning - Den ændres ikke og fastholdes på 4.000,00.
o Forsikring - Den ændres ikke og fastholdes på 4.000,00.
o Renter/gebyr/NETS - Den ændres ikke og fastholdes på 4.000,00.
o Materialer - Klaus (28) Spørger om, hvad posten dækker over. Der kommer ikke noget entydigt svar, men det kommer frem, at den nok kan hænge lidt sammen med posten ”nyanskaffelser”. Lennie (46) ser det som nok, i det der i året 13/14 ikke samlet set er blevet brugt 13.000,00 på disse to poster.
o Nyanskaffelser – Den ændres ikke og fastholdes på 3.000,00.
o Kontor – Den ændres ikke og fastholdes på 0,00.
o Diverse – Den ændres ikke og fastholdes
• Benjamin (22) gør opmærksom på, at der i det fremlagte forslag kan ske en nedsparing af foreningens aktiver med op til 22.262,00. Dette er der bred opbakning til blandt de fremmødte. Der skal stemmes omkring godkendelse af budgetforslaget. Det fremsatte budgetforslag vedtages. 17 stemte for 2 stemte blankt 1 blev erklæret ugyldig
Punkt nr. 6
Udgår
Punkt nr. 7
28 og 40 melder sig til at revidere regnskabet, og bliver valgt uden modkandidater.
Punkt nr. 8
• Klaus (28) nævner at der er sket en kedelig udvikling i Klovtofteparken, og at der skal og det bør være muligt at skabe en bedre dialog. Det er ærgerligt, at der skal stilles mistillidsvotum, vi skal være bedre, når vi ikke er flere. • Søren (24) tilslutter sig, og den nye bestyrelse opfordres til at skabe bedre dialog og kommunikation, da der er talt meget forbi hinanden. Vi er ikke flere end vi skulle kunne tale sammen. • Mike (36) siger at folk skal vise initiativ, og folk kan henvende sig til bestyrelsen, og selv udføre ting som er blevet besluttet på en generalforsamling. • Lennie (46) tilslutter sig, og siger at det er meget nemt at sidde og beklage sig når året er gået, i stedet for at åbne munden i løbet af året. Folk skal ud af busken. • Charlotte (42) synes at det er vigtigt, at der bliver bakket op om fællesdagene, da det er der vi er sociale og lærer hinanden bedre at kende. • Casper (40) siger at det er skræmmende få, at der tilmelder sig arbejdsdagene. • Rene (32) siger at folk kan lave noget på andre dage. • Der bliver kortvarigt talt om, om fællesarbejdsdagene kunne placeres på hverdage, hvilket de fremmødte ikke mener, vil kunne fungere • Charlotte (42) arbejdssedler forud for fællesarbejdsdagene ønskes genindført, da man så kan tilmelde sig opgaver – det sociale opnås dog ikke ved dette. • Rene (32) stiller spørgsmål til højden på hækken Lennie (46) har spurgt lodsejerne på Jens Andersens Vænge, og evt. ville klippe den ned, da de har mere sikker adgang, de havde ingen holdning til hækken og dens højde. Benjamin (22) nævner at vi har en teleskop-kædesav, hvorfor det ikke burde være en umulig opgave. • Klaus (28)fortæller, at nu kommer vi ind i en periode igen, hvor vi kan regne med sne, så alle opfordres til at rydde sne på stien foran egen parcel samt ved den tildelte P-plads. Ligeledes opfordres alle også til at deltage på de fælles områder. • Rene (32) beder om, medlemmerne begynder at respektere, at man ikke må sætte hverken storskrald eller haveaffald ud før end dagen før afhentning, samt at parcellen/ejermanden fjerner ikke afhentet storskrald/haveaffald lige så snart, at man har set, at kommunes renovationsmedarbejdere ikke har taget det med. Mødet lukkes med god ro og orden kl. ca. 20:30.