Årsberetning Sønderbæk borger og kulturhus, generalforsamling 05.03.2026.
Referat – Sønderbæk Borger- og Kulturhus
Generalforsamling – 05.03.2026
Dirigent: Steen Petersen
Referent: Pernille Jensen Hyltoft
1. Valg af dirigent
Steen Petersen valgt.
Generalforsamlingen varslet i ordentlig tid.
2. Valg af referent
Pernille Jensen Hyltoft valgt.
3. Bestyrelsens beretning
To nye medlemmer indtrådte efter sidste generalforsamling, og roller i bestyrelsen blev
omfordelt.
Forsamlingshusets facade er blevet frisket op. Vi arbejder på at få malet så snart det bliver
varmere i vejret.
Økonomien har været udfordret pga. få udlejninger, men 2026 tegner bedre med flere
bookinger allerede nu.
Kloakken blev inspiceret i september, hvor der blev fundet rottehuller. Er udbedret.
Der er gennemført en borgerinddragelse om ønskede aktiviteter; programmet for 2026
bygger på borgernes ønsker.
Brunch-arrangementerne er blevet meget populære.
Der søges fonde til nye varmekilder for at forbedre driften og økonomien. Pernille Jensen
Hyltoft søger først og fremmest landsbypuljen og ELRO fonden.
4. Fremlæggelse af regnskab
Fremlagt af Evaldas
Gennemgang af indtægter
Gennemgang af udgifter
Præsentation af balance
Ingen bemærkninger, regnskabet taget til efterretning.
5. Budget for det kommende år
Fremlagt af Evaldas
Indtægter:
Forstærket indsats for at inddrive og øge kontingentbetalinger i 2026.
Sponsortavle skal fornys. Der er ikke fulgt op de sidste år.
Priserne på arrangementer hæves pga. stigende fødevarepriser.
Spørgsmål og drøftelser
Hvorfor hænger sponsortavlen, når der ikke betales årligt?
Hidtil har sponsoratet været et engangsbeløb.
Der er udfordringer med ubalance mellem udgifter og indtægter ved arrangementer.
Drøftelse af, hvordan man tiltrækker flere deltagere:
Skal priser hæves yderligere?
Skal der satses mere på fondssøgning? (Det er planen for 2026.)
Forslag: Følg op på sponsorater ved at kontakte lokale virksomheder med tilbud om årlig
betaling.
6. Indkomne forslag
Ingen formelle forslag modtaget.
7. Valg
Bestyrelsesmedlemmer (genvalg)
Louise – genvalgt som formand
Evaldas – genvalgt som kasser
Jesper – genvalgt
Nye medlemmer valgt ind i bestyrelsen
Rasmus Mikkelsen
Tobias Byskov
Jens Hegaard
Valg af revisor
Steen genopstiller og vælges.
8. Eventuelt
Forslag om at indkalde til arbejdsdage i bedre tid og mere organiseret.
Forslag til relevante fonde og banker (bl.a. direkte henvendelse til direktøren i
andelskassen).
Diskussion om muligheden for at hæve kontingentet.
Forslag om afholdelse af VM-bold på storskærm i kulturhuset.
Overvejelse: Et ”cigarkasse”-regnskab, hvor indtægter/udgifter synliggøres tydeligt –
spørgsmål om, hvad regnskabsloven tillader.
Oplysning: Ansøgning om alkoholbevilling er gratis.
Generalforsamling i Sønderbæk borger og kulturhus
Dagsorden ifølge vedtægter:
1. Valg af ordstyre.
2. Valg af referent.
3. Formandens beretning.
4. Kasseren fremligger regnskab.
5. Godkendelse af budget.
6. Fastsættelse af medlemskontingent og pris ved udlejning.
7. Indkommende forslag.
8. Valg til bestyrelsen
9. Valg af revisor
10. Eventuelt.
Referat fra ekstraordinær generalforsamling i Sønderbæk forsamlingshus 19.11.2015
Referat fra ekstraordinær generalforsamlinSønderbæk Forsamlingshus Dagsorden:
1.
Velkommen v. Formand Per Justesen
Bestyrelsen ønsker at opdatere vedtægterne, så de er tidsvarende og efter gældende lovgivning. Der er plan om at søge penge til renovering og vedtægter er i denne forbindelse vigtige.
2.
Valg af referent: Søren Rousing Glob
3.
Valg af ordstyrer: Sten Pedersen
4.
Gennemgang af nye vedtægter punkt for punkt.
§1:
Der vedtages at ændre navnet til Sønderbæk Borger og Kulturhus.
§2 stk. 1. Det vedtages at ændre:
Stk. 1. Foreningens formål er at igangsætte og repræsentere aktiviteter af fælles interesse for borgere i Sønderbæk og omegn – udadtil ved at være i kontakt med relevante myndigheder. Den skal arbejde for at udvikle området, samt fastholde og udbygge sammenholdet blandt beboerne. Foreningen skal desuden drive, vedligeholde og udleje byens forsamlingshus, beliggende på ovenstående adresse. Forsamlingshuset ejes af medlemmerne i fællesskab, forholdsmæssigt i henhold til indbetalt kontingent, for de til en hver tid sidst forløbne 5 hele regnskabsår.
Ændres til:
Stk. 1. Foreningens formål er at igangsætte og repræsentere aktiviteter af fælles interesse for borgere i Sønderbæk og omegn – udadtil ved at være i kontakt med relevante myndigheder. Den skal arbejde for at udvikle området, samt fastholde og udbygge sammenholdet blandt beboerne. Foreningen er desuden ejer af og skal drive samt vedligeholde byens Borger og Kulturhus, beliggende på ovenstående adresse.
§6 Stk. 1. Det vedtages at ændre:
Stk. 1. Foreningens daglige ledelse udgøres af én bestyrelse på minimum 5 medlemmer, der består af formand, næstformand, kasserer, sekretær og øvrige medlemmer. Bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen for en 2-årig periode, og afgår skiftevis efter tur. Genvalg kan forekomme.
Ændres til:
Stk. 1. Foreningens daglige ledelse udgøres af én bestyrelse på minimum 5 medlemmer hvor af mindst 3 er bosiddende i Sønderbæk eller Rejstrup, der består af formand, næstformand, kasserer, sekretær og øvrige medlemmer. Bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen for en 2-årig periode, og afgår skiftevis efter tur. Genvalg kan forekomme.
§7 Stk. 5. Der vedtages at ændre:
Stk. 5. Regnskabet revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor. Revision finder sted 1 gang årligt efter regnskabsårets afslutning. Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted, når revisoren ønsker det.
Regnskab og status skal forsynes med revisionspåtegning af foreningens revisor.
Ændres til
Stk. 5. Regnskabet revideres af den på generalforsamlingen valgte bilagskontrollant. Revision finder sted 1 gang årligt efter regnskabsårets afslutning. Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted, når bilagskontrollanten ønsker det.
Regnskab og status skal forsynes med revisionspåtegning af foreningens bilagskontrollant.
Foreningens regnskab og kontoudtog gennemgås af formand eller kasserer på alle bestyrelsesmøder.
§9 Det vedtages at tilføje:
Evt. overskud ved foreningens opløsning skal anvendes til almennyttige formål i Sønderbæk eller Rejstrup.
5.
Vedtægterne er herefter enstemmigt vedtaget af generalforsamlingen
(Vedtægterne er indsat efter dette referat)
VedtægterVedtægter for Sønderbæk Forsamlingshus
§1 Navn og Hjemsted
Foreningens navn er ”Sønderbæk Borger og Kulturhus”
Foreningens hjemsted er: Rejstrupvej 5 8920 Randers NV
Randers Kommune
§2 Formål
Stk. 1. Foreningens formål er at igangsætte og repræsentere aktiviteter af fælles interesse for borgere i Sønderbæk og omegn – udadtil ved at være i kontakt med relevante myndigheder. Den skal arbejde for at udvikle området, samt fastholde og udbygge sammenholdet blandt beboerne. Foreningen er desuden ejer af og skal drive samt vedligeholde byens Borger og Kulturhus, beliggende på ovenstående adresse. Stk. 2. Foreningen kan indgå i sammenslutninger af beslægtede foreninger og organisationer.
§3 Medlemskreds
Stk. 1. Som medlem kan optages enhver husstand, person eller virksomhed som er bosiddende i området. Stk. 2. Medlemsskabet har en varighed af 1 år og er gyldigt ved indbetaling af det af generalforsamlingen fastsatte medlemsgebyr. Stk. 3. Hvert medlemskab giver en stemme på generalforsamlingen. Stk. 4. Udmeldelse kan ske ved skriftlig henvendelse til kassereren med virkning fra udgangen af et regnskabsår.
§4 Generalforsamlingen
Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Stk. 2. Ordinær generalforsamling afholdes årligt inden udgangen af april måned og indkaldes med mindst 14 dages varsel annonceret på den måde bestyrelsen finder mest hensigtsmæssigt med angivelse af dagsorden.
Stk. 3. Stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, der senest ugedagen forinden er gyldigt medlem, jævnfør § 3. Stk. 2 & 3. Der kan stemmes ved fuldmagt, dog kan ingen som fuldmægtig på generalforsamlingen repræsentere mere end 1. medlem.
Stk. 4. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning til godkendelse
4. Regnskabsaflæggelse til godkendelse
5. Behandling af indkomne forslag
6. Godkendelse af budget
7. Fastsættelse af kontingent
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant
9. Valg af revisor
10. Eventuelt
Stk. 5.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal med navns underskrift være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. Stk. 6. Forslag om vedtægtsændringer, der ønskes behandlet, skal med navns underskrift være bestyrelsen i hænde senest tre måneder forud for udgangen af den måned, hvor den ordinære generalforsamling skal afholdes. Stk. 7. Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen. Stk. 8. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af blot én mødedeltager. Stk. 9. Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end det antal, der skal vælges, foretages altid skriftlig afstemning. Ved sådanne personvalg anvendes reglen om simpelt flertal. Den til enhver tid lovligt indvarslede generalforsamling er beslutningsdygtig
§5 Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftlig begrundet anmodning om det over for formanden. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest fire uger efter, at anmodningen er kommet til formandens kendskab. Stk. 2. Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger, og indkaldelsen offentliggøres som en ordinær generalforsamling. (Se §4 stk. 2)
§6 Foreningens daglige ledelse
Stk. 1. Foreningens daglige ledelse udgøres af én bestyrelse på minimum 5 medlemmer hvor af mindst 3 er bosiddende i Sønderbæk eller Rejstrup, der består af formand, næstformand, kasserer, sekretær og øvrige medlemmer. Bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen for en 2-årig periode, og afgår skiftevis efter tur. Genvalg kan forekomme.
Stk. 2. Bestyrelsen leder foreningen i overensstemmelse med nærværende vedtægter og generalforsamlingens beslutninger. Stk. 3. Senest 1 mdr. efter nyvalg til bestyrelsen afholdes konstituerende møde, hvor bestyrelsen af og blandt sine medlemmer vælger formand, næstformand, kasserer og sekretær. Alle tillidsposter gælder frem til næste generalforsamling. Stk. 4. Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden, er bemyndiget til at nedsætte udvalg og arbejdsgrupper til varetagelse af afgrænsede opgaver, samt træffer de beslutninger, der er nødvendige for foreningens drift. Udvalgene refererer til bestyrelsen, og et eventuelt kommissorium skal godkendes af bestyrelsen. Stk. 5. Formanden - og i hans fravær næstformanden - indkalder og leder bestyrelsens møder. Indkaldelse sker skriftligt med angivelse af dagsorden, når formanden skønner det nødvendigt, eller mindst tre medlemmer af bestyrelsen fremsætter ønske om det overfor formanden. I sådanne tilfælde afholdes mødet senest 2 uger efter anmodningen er kommet til formandens kendskab.
Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede.
§ 7 Økonomi.
Stk. 1. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. På hvert års ordinære generalforsamling fastsættes næste års kontingent af generalforsamlingen. Stk. 2. Bestyrelsen er ansvarlig i forhold til generalforsamlingen for budget samt regnskab. Stk. 3. Foreningens regnskab føres af kassereren, der tillige fører foreningens medlemsregister. Og sammen med den øvrige bestyrelse, påser at foreningens midler anbringes i et pengeinstitut. Stk. 4. Foreningens midler skal anvendes til foreningens drift samt bruges til fremme af foreningens formål. Stk. 5. Regnskabet revideres af den på generalforsamlingen valgte bilagskontrollant. Revision finder sted 1 gang årligt efter regnskabsårets afslutning. Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted, når bilagskontrollanten ønsker det.
Regnskab og status skal forsynes med revisionspåtegning af foreningens bilagskontrollant.
Foreningens regnskab og kontoudtog gennemgås af formand eller kasserer på alle bestyrelsesmøder.
§8 Tegningsret og hæftelse
Stk. 1. Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden, næstformand og mindst et yderligere bestyrelsesmedlem i forening. Stk. 2. Ved optagelse af lån og ved køb/ salg/ pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse. Bestyrelsen kan dog ikke uden en generalforsamlingsbeslutning optage lån, købe / sælge eller pantsætte fast ejendom. Stk. 3. Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.
§ 9 Vedtægtsændringer.
Ændring af vedtægterne kan kun ske på en generalforsamling og kræver, at 3/4 af de fremmødte stemmeberettigede, stemmer for. Foreningens opløsning kan kun finde sted, når beslutning herom vedtages af 2 efter hinanden med mindst 14 dages mellemrum afholdte generalforsamlinger. Den sidste afholdte generalforsamling træffer samtidig beslutning om fordeling af foreningens midler. Evt. overskud ved foreningens opløsning skal anvendes til almennyttige formål i Sønderbæk eller Rejstrup.
Vedtaget enstemmigt af generalforsamlingen den 19. november 2015